工程合同签订和备案过程中需要准备和提供的证件和文件主要包括以下几项：
施XX证（施工员证）。
质量员证、 安全员证、 标准员证、 材料员证、 机械员证、 劳务员证、 资料员证。
测量员证（虽不在八大员之列，但建议拿到）。
合同协议书。
中标通知书。
投标书及其附件。
工商登记资料。
建设工程合同文本。
建设工程规划许可证。
工程预、决算报告。
合同专用条款和 合同通用条款。
标准、规范及有关技术文件。
图纸。
工程量清单。
工程报价单或预算书。
施工许可证（国务院建设行政主管部门确定的限额以下的小型工程除外）。
法定代表人证明书原件或 委托代理人证明书原件。
法定代表人授权委托书原件（法定代表人授权签订合同的）。
承包人为外地企业的，应提交承包人资质证书以及项目经理（建造师）资格证书复印件（核原件）。
招标文件和“建设工程招标（发包）程序完成证明书”或“中标通知书”复印件（核原件）。
非招标工程，应提交经注册造价工程师签字，并加盖注册执业专用章及编制单位公章的工程预算书原件，同时需提交该注册造价工程师注册证复印件。
政府投资工程还需提供审计专业局出具的审计报告复印件。
这些证件和文件是工程合同签订和备案过程中必须准备和提供的，以确保工程项目的合法性和顺利进行。建议相关人员在实际操作中仔细核对和准备，避免遗漏重要文件。
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